04/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 2 - Sistema simples e confiável

Estabelecer um sistema simples e confiável é o quinto hábito do ZTD; no entanto, mudei-o para o segundo dia, pois faz mais sentido para mim, por já saber o tipo de listas que tenho que criar. No entanto, para quem nunca usou um sistema destes, é melhor seguir o ZTD original e implementar os vários hábitos pela ordem proposta pelo Leo.


Para o ZTD, o sistema simples e confiável tem 3 componentes (configuração, ferramentas, uso) e eu organizei-me da seguinte forma:


1. Configuração 

Um sistema simples consiste em caixas de entrada, calendário, listas e um sistema de arquivo.

Caixas de entrada 
Já falei aqui.

Calendário 
Continuo a usar o Google Calendar para tudo o que é compromisso com hora marcada, lembretes, tarefas específicas para determinado dia, tarefas que se repetem, etc. Mais sobre o GCal aqui.

Sistema de arquivo
Uso 3 arquivos: 2 digitais e 1 físico. São eles: o Evernote, o Dropbox e uma caixa de cartão.
No Evernote guardo sobretudo artigos da internet que li, gostei e quero guardar para voltar a ler ou consultar. Tenho também informações pessoais e da escola que consulto com frequência, assim como receitas, ideias de menus, etc. 
No Dropbox tenho tudo. Tudo o que é ficheiros de trabalho e pessoais, estão no Dropbox. Nunca mais tive que me preocupar com backups, pois o Dropbox faz isso sozinho e automaticamente. 
Finalmente, tenho uma caixa de cartão, devidamente organizada, para guardar papéis importantes. Falei sobre isso aqui.

Listas
Estas listas não são to dos diárias - não são listas de tarefas que têm que ser feitas em determinado dia. O Leo aconselha o mínimo de listas possível e as que eu uso actualmente são:



As listas com os meses têm tarefas específicas que quero fazer em cada mês. No seu livro The Power of Less, o Leo aconselha trabalharmos no máximo em 3 projectos ao mesmo tempo, e é isso que eu tento fazer. Tenho 3 grandes projectos para cada mês, assim como uma série de tarefas mais pequenas que devem ser feitas nesse mês.
As listas bucket têm tarefas/projectos que quero fazer mais tarde; é mais ou menos uma lista de algum dia/talvez. Quando tenho que escolher novos projectos para o mês seguinte, são estas listas que consulto.
Finalmente, a lista waiting contém coisas de que estou à espera.
Já tive mais listas, mas quis mesmo simplificar as coisas. O simplificar também faz parte do ZTD e falarei mais sobre isso noutro post.

2. Ferramentas

As ferramentas de produtividade que usamos devem ser o mais simples possível e não devem necessitar de muita manutenção.
Como sabem, eu já experimentei mil e uma ferramentas digitais e em papel... Já gastei mesmo muito tempo a fazer experiências e a brincar com as coisas, mas só assim é que me fui apercebendo do que é que funciona para mim.
Actualmente uso o Evernote e uma agenda em papel. No Evernote tenho as listas que descrevi em cima. Cada lista é uma nota que está dentro de um bloco de notas chamado TO DO. Tenho outro bloco de notas chamado DONE (onde ponho as coisas já feitas), e estes dois estão numa pilha chamada The Power of Less - é um lembrete para simplificar e focar-me no mais importante...
Uso também uma agenda para o planeamento diário e para fazer vários tipos de apontamentos, tal como descrevi aqui. O planeamento diário será discutido num outro post.

3. Uso

O sistema deve ser suficientemente prático e fácil de usar para que seja, de facto, usado diariamente. A verificação das listas é um dos hábitos mais importantes no ZTD. Eu verifico o calendário do google, as várias listas e a agenda em papel todos os dias, de manhã e ao fim da tarde, para poder planear bem as coisas (também processo as várias caixas de entrada várias vezes)...


5 comentários:

  1. Acho que faltou o link no Caixas de Entrada!

    Essa coisa das listas que não são coisas para fazer, não ficou muito claro para mim =X

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    1. Não são coisas para fazer em determinado dia. Está mais bem explicado em baixo...

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  2. Já faz muito tempo que eliminei minha agenda de papel e não estou nada arrependida! Meu telemovel já tem agenda e eu uso o iCal que dá no telemovel e sintoniza diretamente com o meu computador. Quanto a caixas de entrada tenho uma caixa que fiz e plastifiquei que é a inbox de todo o correio que chega em casa. Fora isso quando aparece algo coloco diretamente no meu tlm (ora na agenda, ora num aplicativo de notas).
    Minha bolsa nunca foi tão leve como agora, pois mesmo o carregador do tlm costuma andar no carro já que as minhas viagens para o trabalho ainda são um pouquinho longas =) Quanto à sincronização, o meu telemovel tem um trafego de net grátis em qualquer lugar (o qual eu raramente uso) mas permite sincronizar a agenda automaticamente a qualquer momento.

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  3. Em que programa fazes essas listas, no Evernote?

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    1. Fazia no evernote, mas agora apaixonei-me pela agenda Arc da Staples e mudei tudo para aí (assunto para futuro post).

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Obrigada pelo comentário!

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