22/08/2012

O meu sistema de gestão do tempo

Já aqui falei muitas vezes sobre as várias ferramentas que vou usando para gerir o tempo e as minhas tarefas. Aqui têm todos os posts sobre o assunto. Hoje vou finalmente falar do sistema completo - putting it all together. É obviamente baseado nos escritos do Leo Babauta e no seu sistema Zen To Done.

1. Plano anual

Para mim um ano é de Setembro a Agosto, por isso nesta altura gosto de planear o trabalho para o ano todo. Tenho uma lista (que é uma nota no Evernote, dentro de um bloco de notas chamado lists, por sua vez numa pilha chamada TO DO) com o trabalho de laboratório e de campo que tenho para fazer, os artigos que quero escrever e os congressos a que quero ir. Este planeamento está obviamente relacionado com as minhas obrigações e responsabilidades e segue os meus objectivos de carreira. 

Depois de todo o trabalho listado, abro o Google Calendar e planeio a altura do ano em que vou executar cada tarefa. Por exemplo, nas 2 primeiras semanas de Setembro tenho experiências a decorrer e depois seguem-se 3 semanas em que vou estar a trabalhar num artigo (de manhã) e a ver amostras ao microscópio (à tarde). Tenho trabalho planeado até ao fim de Julho de 2013 e basta-me olhar para o Gcal para saber o que tenho para fazer em determinado mês ou semana.

2. Uma semana tem 168 horas

E para bem aproveitá-las, faço horários semanais no Gcal com as minhas horas de trabalho, exercício físico, etc..

3. Master to do lists

Uma coisa que nunca gostei era abrir o Toodledo ou o Evernote e ter listas enormes de coisas para fazer - perturba-me visualmente. Agora tenho 3 master to do lists (são notas do EN dentro do bloco de notas lists): work, blog e self, home & family. Vou escrevendo em cada lista as tarefas que vão surgindo, agrupadas por contexto (ex. @home, @out, @office, @lab, etc.). Tento manter estas listas o mais simples e curtas possível. Se surgem coisas, sobretudo de trabalho, que eu não quero e não tenho que fazer, não faço. Nestes últimos tempos aprendi a dizer não e isso contribui em muito para reduzir as tarefas pendentes. 

4. Tarefas semanais e mensais

Como já referi, basta-me olhar para o Gcal para saber que tarefas importantes tenho para fazer em determinado mês e semana. Baseada nesse planeamento, adiciono tarefas ao Google Tasks para cada semana - a minha verdadeira to do list engloba agora apenas as tarefas que tenho que completar nessa semana e quanto muito alguns deadlines que estejam a aproximar-se. Visualmente, isto é um alívio! E com o Gtasks não tenho que me preocupar com etiquetas, contextos, objectivos e coisas do género... No fim da semana, geralmente à sexta-feira, vejo no Gcal o que tenho planeado para a semana seguinte, adiciono tarefas e sub-tarefas ao Gtasks e basicamente é isso! 

5. Tarefas diárias

Geralmente não uso os conceitos de Big Rocks e MITs, como manda o Zen to Done. Não planeio milhões de tarefas para cada dia, e isso permite-me focar no que é realmente importante (o minimalismo em acção). Uso a técnica Pomodoro para me concentrar no trabalho (sobretudo para a parte de escrever - no laboratório esta técnica não funciona) e agrupo tarefas que exigem menos concentração, como telefonemas, emails, papelada, etc., para o fim da manhã ou da tarde.


5 comentários:

  1. gostava de ser assim, fico admirada com esta capacidade de organização. eu tento, mas não consigo.
    todos os anos em dezembro faço a lista das macro tarefas para o ano seguinte (raramente volto a olhar para ela antes do fim do próximo ano, normalmente para ficar desiludida), todos os dias ou quase faço uma lista das coisas que quero fazer no trabalho e em casa (aqui tenho sempre mais coisas na lista do que devo e acabo por fazer as que me dão mais gozo ou aquelas que têm mesmo que ser), em casa tenho lista de fim-de-semana separada por sábado e domingo e tento cumprir e até o faço até à tarde de sábado ou até noite, o domingo ... fica perdido com milhentas coisas mais que apareceram , que não estavam na lista e que depois me cortam o "fio" ficando sempre muita coisa pendente e eu frustada

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  2. Que engraçado! Para mim o ano também é de Setembro a Agosto! E como eu gostava de também conseguir ser super organizada e gerir o meu tempo tão bem! O facto de trabalhar em televisão, sempre em vários projectos diferentes e novos a aparecerem, também dificulta esse planeamento. Nem as férias consigo marcar a não ser umas semanas antes! Mas eu aqui venho para ver se me inspiro e se adopto algumas ferramentas para mim! Bjs e obrigada

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  3. Olá Rita,

    Finalmente coloquei a aplicação GTask no meu telemóvel e cada vez me sinto mais paper free :) mas... qd coloco data num item, ele aparece no google calendário q vejo no pc, mas não aparece no calendário (tenho o Jorte) q tenho no telemóvel. parece-me q o q falta é dizer ao Jorte pr tb considerar o GTask, mas dp de mt procurar acho q só consigo adicionar várias contas de email/calendário, mas não o GTasks. sabes ajudar-me?
    muito obrigada, beijinho :)

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    Respostas
    1. Olá! Sorry, não te consigo ajudar... o meu telemóvel é dos mais básicos, por isso não faço ideia como fazer essas coisas com o tlm...

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    2. =) de qq forma obrigada

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Obrigada pelo comentário!

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